preloader

Değişime Hazır mısınız?

Bu doküman ERP, CRM, İnsan Kaynakları Yönetimi vb. kurumsal bilgi sistemi uygulamalarını işletmelerinde hayata geçirecek olan firma proje yöneticilerine ve karar vericilerine ışık tutacak bilgiler içermektedir. Bu dokümanda yer alan yazıların tümü Workcube A.Ş. yönetici ve danışmanlarının araştırma, deneyim ve öngörülerine dayanarak yazdıkları ve derledikleri bilgilerden oluşmaktadır. Bu bilgilerin gerçekleştireceğiniz ERP projesinin başarıyla uygulanması ve tamamlanmasında size yardımcı olacağına inanıyoruz.

1- Giriş

Bir kurumda ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) projelerini hayata geçirmek genel olarak kurumun IT yapılanmasında ve iş yapış
biçimlerinde çok temel değişimlere neden olur.
İyi haber şu ki eğer bu değişimi doğru yapar ve yönetirseniz çok büyük kazanımlar elde edebilirsiniz.
Temel soru ise şudur

“Bunu nasıl yapacaksınız?”.

ERP projelerinin iki temel ayağı insan ve teknolojidir. Teknoloji ne kadar yetenekli olursa olsun, o teknolojiyi kullanacak
olanların başarısı yazılımın başarısını belirler.
Bir ERP veya E-Dönüşüm projesi işletmenin tüm birimlerine dokunur ve o kurumdaki tüm çalışanları etkiler. Genel olarak
kurum içerisinde ERP projesini yöneten liderler, bu değişimden en çok kimlerin etkileneceğini tahmin etmede zaaf yaşarlar ve
süreç içerisinde hiç de hoş olmayan sürprizlerle karşılaşabilirler.
ERP projelerini yönetmek ve kurumunuz içerisinde başarı ile uygulamak uzun zahmetli ve dikenli bir yoldur.

2- ERP İmplementasyonu Nedir?

ERP Implementasyonu bir ERP çözümünün işletmenize, işinize uygun hale getirilmesi için yapılan çalışmaların bütününe denir

ERP İmplementasyon Projesinin Kapsamı İçinde Kalan Çalışmalar

Yazılım üzerindeki parametrelerin konfigüre edilmesi
• Süreç tanımlarının yazılıma aktarılması
• Print ve form şablonlarının hazırlanması
• Anahtar kullanıcıların eğitimi
• Customization (özelleştirme) için ek geliştirimler
• Standart raporlar haricinde ihtiyaç duyulan raporların tanımlanması
• Veri aktarımı çevrim prosedürünün müşteriye verilmesi

ERP Implementasyon Projesinin Kapsamı Dışındaki Çalışmalar

Kurumsal süreçlerin analizi, yeniden tasarlanması ve planlanması
• Son kullanıcı eğitimleri
• Veri girişi
• 3. parti yazılımlarla entegrasyon

ERP İmplementasyonları İle İlgili Gerçekler

Mükemmel bir ERP çözümü yoktur.
• ERP çözümleri tak çalıştır yazılımlar değildir.
• ERP implementasyonları asla birbirine benzemez, tıpkı aynı sektörde iş yapan iki
işletmenin birbirine benzemediği gibi.
• ERP projesi IT değil bir iş yönetimi projesidir.
• %100 mükemmel bir ERP implementasyonu yapmak mümkün değildir.
• ERP implementasyonları asla bitmez.
• ERP projelerinin başarısında hem tedarikçinin hem de işletmenin önemli ölçüde
zaman ve çaba harcaması gerekir

3- ERP Projeleri Neden Başarısız Olur?

4- ERP İpmlementasyonlarında Kritik Başarı Faktörleri

1. Proje öncesi organizasyonel hazırlık
• Projenin amaçları belli mi?
• Temel ve 2., 3. öncelikli ihtiyaçlarınız belli mi?
• Kurumsal süreçleriniz tanımlı mı?
• Proje için yeterli insan kaynağı ayırdınız mı?
• Ek danışmanlık hizmeti alıyor musunuz?
• Üst yönetim projeye sponsor mu?
• Proje lideriniz yetkin ve yeterli mi?

2. Customization (Özelleştirme)
• Genel bir kural olarak işletmelerin özelleştirmeleri temel ihtiyaçlar (stratejik
olarak veya rekabet açısından kritik ihtiyaçlar) ile sınırlaması doğrudur.

• İstediğiniz her ek fonksiyon, ek zaman ve maliyet demektir.
• Çok fazla özelleştirme projeyi yörüngesinden çıkartabilir.
• Yazılımın best practice uygulamaları, “busines process reengineering”de size fırsatlar sunar.
• Herkesin beklentisini %100 karşılamak imkansızdır ve bütünün başarısını tehlikeye sokar.
• Çok fazla özelleştirme yazılımın stabilliğini bozar ve sürdürme maliyetlerini artırır

3. Tedarikçi ile İlişkiler
• Size proje hizmeti veren tedarikçinizin temel sorumluluğu sizin iş süreçlerinizi yeniden yorumlamak değil, var olan veya talep ettiğiniz süreçleri yazılım üzerinden hayata geçirmenizi sağlamaktır.
• Tedarikçiniz sizin uzun süreli yol arkadaşınızdır.
• Tedarikçiniz pek çok proje yapmış ve best practice uygulamaları hayatageçirmiştir. Bu açıdan tedarikçinizin implementasyon metodolojisine, yönlendirmelerine, tavsiyelerine kulak vermeniz gerekir.
• Tedarikçiniz ile bir veya en fazla iki proje yöneticisi muhatap olmalı, özelleştirme ve implementasyon taleplerini bu kişiler tedarikçiden yapmalıdır.
• Tedarikçiden isteyeceğiniz radikal değişim talepleri mutlaka imza yetkisine sahipbir yönetici tarafından onaylanmalıdır.
• Tedarikçiden düzgün hizmet almak kurum içi çalışma performansınız ile doğrudan ilişkilidir

4. Risk ve Değişim Yönetimi
Bir kurumda bir ERP çözümünü implemente etmek büyük bir değişim anlamına gelir. Bu değişim iyi planlanmalı ve yönetilmelidir. Bu değişim içerisinde pek çok riski barındırabilir. Değişimin iyi yönetilmesi riskleri minimize eder. Değişim sürecinin başarı ile yönetilmediği, değişimin amacının ve ruhunun organizasyonun bütününe yayılamadığı kurumlarda ERP projeleri büyük bir dirençle karşılaşabilir

ERP Projelerinin Riskleri
Organizasyonel Faktörler
• Proje kapsamında değişiklik
• Kaynakların yetersizliği
• Departmanlar arası anlaşmazlık
• Kullanıcı deneyimi

Yönetim Desteği
• Değişen ihtiyaç tanımları ile değişen proje kapsamı

• Projeye bağlılığın ve inancın olmaması.

Yazılım Özelleştirme
• Yanlış fonksiyonlar ve yanlış arayüzler geliştirme
• Çok fazla özelleştirme riskleri artırır

 

Kullanıcı Katılımı 

 • Motivasyon eksikliği

 • İletişim eksikliği

 • Anlaşmazlıklar 

 • Teknolojiye aşina olmama 

 • Değişime direnme

Proje Yönetimi 

 • Büyüklük ve planlamada hata

 • Yeterli kontrol ve testin yapılmaması

 • Proje ekibinin yeterli zaman ve motivasyona sahip olmaması.

Değişim Yönetimi Prensipleri

 Değişim empoze edilerek değil katılım sağlanarak gerçekleştirilir. 

• Değişimi yönetmek ve uygulamak çalışanların değil yöneticilerin işidir.

 • Değişimin sürecine sistem içerisindeki insanların mümkün olduğunca çok katılımı ve süreci kabullenmeleri önemlidir. 

• Değişimi başlatmadan önce işletmenizin şu anda nerede olduğunu iyi tahlil etmeniz gerekir.

 • Bu değişim süreci ile ne sürede, hangi noktaya varmak istediğinizi tespit etmeniz ve bunu deklare etmeniz gerekir.

 • Değişimi uygulamaya almak için ciddi bir planlama yapmanız gerekir

Değişim Yönetimi Adımları

Değişimi acil kılın 

– İnsanları harekete geçmek için motive edin. Gerçekçi ve geçerli hedefler koyun. Değişim için bir kılavuz ekip oluşturun

 – Bu ekibe doğru yerdeki doğru yetenek ve seviyedeki ve değişime kendini adamış kişileri seçin. Vizyonunuzu doğru belirleyin – Ekibin basit bir vizyon ve strateji oluşturmasını ve değişimi etkin kılacak duygusal ve yaratıcı alanlara odaklanmasını sağlayın.
Değişimin kabulu için iletişim kurun

 – Sürece olabildiğince çok kişiyi katın. Onlarla iletişim kurun, temel ihtiyaçlarını ve beklentilerini iyi anlayın. Değişimin kendilerine, işlerine ve işletmenize getireceği olumlu etkileri iyi anlatın. Hareket yetkisi verin

 – İtirazları kaldırmaya çalışın, liderlerden destek alın. Kısa vadeli başarı tanımları yapın

 – Yeni bir sürece başlamadan bir öncekini bitirin ve başarınızı kutlayın. Elde edilen başarıları ödüllendirin. Vazgeçmeyin

– Değişime karşı büyük dirençle karşılaşabilirsiniz, değişimin reklamını yapmaktan ve satmaktan vazgeçmeyin. Değişimi güçlendirin

 – Yeni işe alımlarla, promosyonlarla, değişim liderleri gibi yeni pozisyonlar ile değişimi besleyin. Değişimi kurumsal kültüre nakış gibi dokuyun

5- ERP Projenizi Başarıyla Nasıl Yönetirsiniz? Başarılı Proje Yönetimi İçin Öneriler

Proje Ekibini ve Proje Liderini Doğru Belirleyin

Proje ekibinizde IT departmanının yanı sıra bizzat operasyonu yöneten departmanlardan üyelerin de olmasına dikkat edin. Ekip üyelerinin projeye yeterli zaman ve özeni vereceklerinden emin olun. Bu farklı fonksiyonel alanlara hakim ekip, ERP sisteminiz
üzerinde yapacağınız tasarım, geliştirim süreçlerinde daha hızlı karar verir. 

Proje Liderinizin
şirketin süreçlerini iyi anlayıp yorumlayabilen, kurumunuz adına karar verme yetenek ve yetkisine sahip olması işinizi kolaylaştıracaktır. 

Başarılı Bir ERP Proje Liderinin Karakteristik Özellikleri

Esnek

Disiplinli

Kolay Öğrenebilen

İyi bir karar verici

ERP deneyimine sahip

İş deneyimine sahip

Politik

İyi eğitimli

Sevilen

Motive etmeyi bilen*

Proje Değerlendirme Kurulu Oluşturun 

Proje değerlendirme kurulu, projenin gidişatını, sürecini inceleyen, projenin bütçesini veya süresini etkileyecek konularda kararlar veren üst komitedir. Genel olarak aylık toplantı ve raporlarla projenin planlara uygunluğunu, proje liderinin ve
proje ekibinin çalışmalarını kontrol ederler. Tedarikçiden talep edilen majör geliştirim ve uyarlamalar için onay verirler.
 

Yeni Süreç Tanımlarına Açık Olun. 

ERP projeleri var olan iş süreçlerinizi yeniden gözden geçirmeniz ve geliştirmeniz için önemli bir fırsattır. Çoğu işletme var olan iş yapış biçimini aynen ERP çözümüne taşıması gerektiğine inanır. Süreçlerinizi %100 performans ve başarı ile yönetebiliyor
olsaydınız böyle bir çözüme zaten ihtiyaç duymayacaktınız. Tüm ERP çözümleri en iyi uygulamalar ve yönetim tarzları göz önüne alınarak geliştirilmiştir. O yüzden belli süreçlerinizi yazılımın önerdiği şekliyle yönetmek büyük çoğunlukla sizin kazancınıza olur.  

Danışmanlarla Çalışın.

ERP projesi sürecinde tedarikçinizin uygulama danışmanları sizin iç süreçlerinizi analiz etmekle ve iyileştirmekle mükellef değildirler. Size yazılımın sunduğu imkanlarıanlatarak var olan süreçlerinizi yazılım üzerinde nasıl uygulayabileceğiniz
konusunda hizmet verirler. Bu yüzden varolan süreçlerinizi tanımlama, iyileştirme ve tedarikçi ile istişare halinde yeni sisteme uyarlama konusunda aktif olarak size hizmet sunacak bir ERP danışmanından hizmet almanız faydalı olacaktır. 

• ERP implementasyonu sizin temel bir iş süreciniz değildir ama danışmanı birinci işi budur.

• Danışmanın önceki projelerinden elde ettiği deneyimler sizin ERP implementsyonunuzun başarı ile sonuçlanmasına katkı sağlar.

 • ERP implementasyonları ciddi zaman alır. Ana işleri bu olan danışmanlar bu iş için zaman ayırabilirler. 

Projeye Geçiş Nasıl Olacak Karar Verin.

Tüm birimler aynı anda yeni yazılımı kullanmaya mı başlayacak, yoksa faz faz bir geçiş mi istiyorsunuz?
Küçük işletmeler için tüm birimlere aynı anda yazılımı kullandırmak daha kolay ve faydalı olabilir. Ama özellikle çok lokasyonlu büyük işletmelerde aşamalı geçiş daha mantıklı olacaktır. Tedarikçinizin implementasyon metodolojisi, projenin uygulamasını belli bir sıralamaya koymaktadır. Bu metodoloji en hızlı ve en doğru uygulama pratiklerinden yola  çıkarak oluşturulduğu için tedarikçinizin implementasyon metodolojisini öncelikle öğrenmeniz ve buna göre bir aşamalı geçiş planı oluşturmanız faydalı olacaktır.

Amaç, İhtiyaç ve Süreçlerinizi belgelendirin.

Proje Amaçlarınız: Bu proje ile temel olarak ne amaçlıyorsunuz? (Karlılığı artırmak, iş süreçleini kısaltmak, maliyetleri düşürmek v.b.) Temel İhtiyaçlarınız: Her bir modül için o modülü kullanan departmanların öncelik sırasına göre ihtiyaç ve beklentileri neler?
Süreç Akışlarınız: Süreçleriniz birden çok modülü kapsayabilir. Bu açıdan süreçlerin tanımı ve bunların her bir modülde nasıl hayata geçirileceği konusu ciddi bir çalışma gerektirir. Modül implementasyonları yaparken o modüle değen süreçlerle ilgili akış ve tasarım tanımlarınızı kağıt üzerinde yapmış olmanız projenin hızını arttırır. 

UYARI: Bu çalışmaların yapılmadığı projeler yap boz tahtasına dönebilir.

Projeyi Şirketinizde Tanıtın.

 • Proje lideri ve proje ekibini belirleyerek atamalarını yapın.

 • Proje izleme komitesini oluşturun ve görevlendirmelerini yapın. 

• Şirket geneline yeni başladığınız projeyi, seçtiğiniz çözümü, özelliklerini, projenin bitiminde kurum olarak hedeflediğiniz ve elde edeceğiniz kazanımları duyurun. 

• Tüm kurum çalışanlarının bu işe destek olması gerektiğinin, ilk başlarda  zorlanacak olsalar da ileride elde edecekleri kazanımlar için bunu yapmaları gerektiğinin altını çizin. Projenin reklamını yapın.

 • Duyurunun bizzat üst yönetim tarafından yapılması veya duyuruda üst yönetimin projeyi desteklediğinin açıkça belirtilmesi ve duyuruda proje liderinin ve  proje ekibi üyelerinin isimlerinin geçmesi önemlidir.

 • Duyuruyu geniş katılımlı bir toplantı ve kutlama veya kurumsal iç yazışma şeklinde yapabilirsiniz. 

• Proje duyuru toplantısında tedarikçi tarafında projeyi yöneten danışmanlardan destek isteyebilirsiniz.

Veri Aktarımı İçin Yeterli Zaman Ayırın.

Var olan verilerinizin (ürün kayıtları, finansal kayıtlar, çalışan kayıtları, dijital arşiv belgeleri v.b.) yeni sisteme aktarımı için yeterli zaman ayırmanız önemlidir. Eski verilerin yeni sisteme aktarılması için gereken formatları tedarikçiniz size verecektir. Bu verileri
istenen formatta hazır etmek sizin işinizdir. Eski verilerin kontrolü, ayıklanması ve doğrulanması çalışması için bir ekip oluşturmanız faydalı olacaktır. Eski sistemdeki tüm verileri eski formatlarıyla aynen yeni sisteme aktarmak mümkün değildir. Gerekirse bazı verileri manuel olarak sisteme kaydetmeyi göze almanız gerekecektir. Bu süreç genellikle projelerde tahmin edilenden daha uzun zaman alır. O yüzden proje devam ederken bir yandan verileri aktarıma hazır hale getirme çalışmalarının da paralel yürümesi gerekir

Proje Görevlendirmelerini, Kayıtlarını İyi Yönetin.

Bir projeyi iyi yönetmek için iyi bir proje yönetimi aracına ihtiyacınız olacaktır. Workcube, müşterilerine ait projeleri Workcube Proje Yönetim Modülü’nden yönetir ve bu modül online olarak ilgili müşterinin ve çalışanlarının kullanımına sunulur. Bu
modülde hem Workcube hem de müşteri proje ekibi tanımlandığı ve her bir proje ekibi üyesi sisteme eriştirilebileceği için tüm görevlendirme, iş talepleri, iş takipleri, proje raporlamaları, ihtiyaç tanımları, proje dokümantasyonları, toplantıları bu modül
üzeriden yönetilebilmektedir. Workcube Proje Modülü’nü en az Workcube danışmanları kadar sizin de etkin kullanmanız projenizin başarısını ve hızını arttıracaktır.

ERP projelerinde genel kanı yazılım şirkete kurulur kurulmaz sihirli bir değnek gibi her şeyin otomatik olarak yazılım üzerinde işler hale geleceği beklentisidir. Tedarikçinizin size ön analiz aşamasından sonra teklifinde öngördüğü adam/gün süresi,
sizin yazılımı tam verimlilikle ve teklif öncesi tanımladığınız ihtiyaçlarınızı karşılar şekilde kullanımınızı sağlamak üzere verilmesi gereken minimum hizmet süresidir. 70 adam/gün öngörülmüş bir projede, 6 adam gün hizmet alarak yazılımı tam verimlilikle
kullanabileceğini düşünmek hayalcilik olur.

Bambu Ağacının Hikayesi  

Bambu ağacı yetiştirmek isteyen kişi toprağa bambu ağacı tohumu eker ve sular. İlk yıl hep toprağa ve dolayısıyla tohuma su vermekle geçer. İkinci yıl aynı işlem devam eder. Tohum itinayla sulanır ve dikkat edilir. Ondan sonraki üç sene yine aynı işlemler devam eder. Görünürde hiçbir şey yoktur. Emek verilir ama ortada bir şey yok. Ne zaman beşinci yılın sonuna gelindiğinde işte o zaman bambu ağacı filiz vermeye başları ve altı hafta  içinde tam yirmi yedi metre boyuna geliverir.

Sizce Bambu Ağacı 5 Yılda mı Yetişmiştir Yoksa 6 Haftada mı?

Olgunlaşması 5 yıl sürmese de ERP projeleri de Bambu ağaçları gibidir. Yeterli dikkati, çabayı, özeni ve sabrı gösterdiğinizde elde ettiğiniz verime siz bile şaşabilirsiniz.  

 

Önceki Yazı

provider: Adlandırılmış Kanal Sağlayıcısı, error: 40 – SQL Server için bağlantı açılamadı) (Microsoft SQL Server, Error: 2)

Sonraki Yazı

Holizm ve Sinerji = ?

Çerezler
Web sitemizdeki deneyiminizi geliştirmek için çerezleri kullanıyoruz. Bu web sitesine göz atarak, çerez kullanımımızı kabul etmiş olursunuz.
Onayla Daha fazla bilgi